Переезды по городу рано или поздно случается практически в любой организации. Расширение штата сотрудников, желание переселиться в более престижный бизнес-центр или оптимизация расходов на аренду — эти и другие факторы толкают компании на смену локации в среднем каждые три года. Сегодня мы развенчаем пять самых популярных мифов о переезде офиса.
МИФ 1: Ремонт в новом офисе должен закончиться 15-го числа, значит, на 16-е можно планировать переезд.
Статистика, накопленная нами за годы работы, неумолима — не менее 80% компаний сталкиваются со срывом сроков окончания ремонта. При этом разрыв между ожидаемой и фактической датой в среднем составляет от трех до шести месяцев и более.
Совет
Контролируйте каждый этап ремонтных работ, сверяйтесь с графиком буквально по дням. Не назначайте переезд день в день с окончанием ремонта. Заложите в план некоторый люфт, хотя бы в 10–14 дней.
МИФ 2: Стоимость переезда не может быть фиксированной.
Часто встречается мнение, что окончательная стоимость переезда станет известна только по факту его завершения. Иногда компании-перевозчики действительно указывают в коммерческом предложении и договоре стоимость за час работ или обработку кубического метра имущества, итоговая стоимость в таком случае может ощутимо отличаться от расчетной. Но существует и фиксированный вариант расчета, при котором в документах прописывается окончательная стоимость работ по переезду.
Совет
Для расчета фиксированной стоимости переезда предоставьте подрядчику максимально полную информацию: попредметный список имущества, желаемый график, адреса, этажи, условия внутри зданий, наличие парковки и прочее. Убедитесь, что полученный расчет
окончательный и не предполагает доплат — никакие работы не вынесены «под звездочку»; расчет произведен не по усредненным значениям и базовым тарифам, а точно под вашу задачу.
МИФ 3: Переезд обязательно затянется и помешает работе сотрудников.
Практически при любых обстоятельствах можно спланировать переезд так, чтобы не нарушить привычный ритм работы офиса. Например, можно осуществлять работы частями, организуя переезд поэтапно — этажами или отделами. Специалисты мувинговой компании могут работать в вечернее время или даже ночью, а также в выходные и праздничные дни.
Совет
После составления оптимального графика перепроверьте, чтобы он в точности был занесен в договор. Кроме того, необходимо зафиксировать ответственность подрядчика за несоблюдение сроков.
МИФ 4: Главное, чтобы имущество компании не пострадало, рисков больше никаких.
Во время переезда существует также риск конфликта с третьими лицами. Например, повреждение отделки помещений бизнес-центра, пропажа имущества или несоблюдение интересов других арендаторов. Вы заранее должны продумать меры по предотвращению подобных ситуаций.
Совет
Убедитесь, что у компании-перевозчика есть полис страхования ответственности перед третьими лицами. Нелишним будет поинтересоваться, например, как подрядчик собирается обеспечить защиту отделки бизнесцентра. Если четкого ответа нет — это повод усомниться в надежности выбранной компании.
МИФ 5: Все сотрудники готовы к переезду, сами организованно соберут личные вещи.
При организации переезда ключевое значение имеют сроки. Личные вещи сотрудников должны быть собраны строго в обозначенное время. Если ваши коллеги затянут со сбором вещей и упустят время, упакуют не все или неверно промаркируют коробки, это неизбежно приведет к лишней суете при переезде и нарушению плана и сроков окончания работ.
Совет
Обдумайте график упаковки личных вещей. Составьте краткую инструкцию для сотрудников, ознакомьте с ней заранее всех коллег. Оптимальное решение — назначить ответственное лицо за подготовку в каждом кабинете или отделе. Проконсультируйтесь с подрядчиком, попросите помочь с инструктажем, составлением памятки или запросите видеоинструкцию, это ощутимо упростит задачу.
Переезд — задача довольно сложная и хлопотная. Но не нужно зацикливаться на стереотипах и слепо верить мифам. Стоит осознанно подойти к организации этого процесса: собрать необходимую информацию, обратиться к коллегам из других компаний за рекомендациями, в несколько компаний-перевозчиков — за консультацией. Доверяйте собственному опыту и здравому смыслу, тогда переезд пройдет на отлично.
Источник: pereezd.ru